Konsep Dasar Sistem Informasi dan Sistem Teknologi Informasi
Sistem
informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi. Sebagai
suatu sistem, untuk dapat memahami sistem informasi, akan lebih baik jika
konsep dari sistem itu dipahami terlebih dahulu. Demikian juga sebagai sistem
penghasil informasi, maka konsep informasi perlu dipahami terlebih dahulu.
Komponen
– komponen dari sistem informasi tidak boleh kurang, karena jika komponennya
kurang, maka sistem informasi tersebut tidak akan mencapai tujuannya. Komponen
– komponen dari sistem informasi tidak boleh berlebihan, karena tidak akan
terpakai dan memboroskan. Oleh karena itu komponen – komponen dari sistem informasi
harus tepat jumlah dan macamnya.
Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan procedure dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan procedure, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari procedure – procedure yang mempunyai tujuan tertentu. Contoh sistem yang didefinisikan dengan pendekatan tersebut adalah sistem akuntansi. sistem ini dedefinisikan sebagai kumpulan dari procedure – procedure penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, pembelian dan buku besar. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh sistem yang didefinisikan dengan pendekatan ini, misalnya sistem computer yang didefinisikan sebagai kumpulan dari hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak) kedua pendekatan ini adalah benar, tidak ada pendekatan yang salah.
Suatu sistem dapat
didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen
atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem
dapat terdiri dari sistem – sistem bagian. Misalnya sistem computer dapat
terdiri dari subsistem hardware (perangkat keras), subsistem software
(perangkat lunak). Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi.
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para
pemakainya.
Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian yang nyata, yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi tersebut adalah data. Data merupakan bentuk jamah (banyak) dari bentuk tunggal atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian – kejadian adalah suatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Data yang diolah menjadi informasi merupakan siklus informasi yang bias digambarkan sebagai berikut.

- Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh 3 pilar yaitu :
- Tepat kepada orangnya atau relevan.
- Tepat waktu.
- Tepat nilainya/akurat.
Keluaran
yang tidak didukung oleh tiga pilar tersebut adalah tidak dapat dikatakan
sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah.
Komponen dari sistem informasi tersebut akan diderivasi secara logika dimulai dari siklus pengolahan data. Tugas dari sistem informasi adalah untuk melakukan siklus pengolahan data tersebut. Untuk melakukan siklus tersebut, maka sebagai suatu sistem diperlukan komponen – komponen tertentu. Telah diketahui data perlu diolah menjadi data informasi yang berguna melalui suatu siklus, siklus ini disebut siklus pengolahan data atau disebut juga dengan siklus informasi. Siklus pengolahan data dapat digambarkan sebagai berikut.

Dari
gambar tersebut terlihat bahwa untuk melakukan siklus pengolahan data
diperlukan 3 buah komponen, yaitu komponen input, model, dan output. Dengan
demikian, sistem informasi yang juga melakukan proses pengolahan data, juga
akan membutuhkan 3 komponen tersebut.
Data yang masih belum diolah perlu disimpan untuk pengolahan lebih lanjut, karena tidak semua data diperoleh langsung diolah. Pada umumnya, data yang diperoleh disimpan terlebih dahulu, yang nantinya setiap saat dapat diambil untuk diolah menjadi informasi. Data ini disimpan, disimpanan memory/storage dalam bentuk basis data/data base. Data yang ada di basis data ini yang nantinya akan digunakan untuk menghasilkan informasi.
Siklus pengolahan data yang
dikembangkan dengan menggunakan basis data dapat digambarkan sebagai berikut.


1. Dari
siklus data yang dikembangkan terlihat bahwa untuk melakukan pengolahan data,
maka diperlukan tambahan sebuah komponen lagi, yaitu komponen basis data.
Dengan demikian, komponen – komponen sistem informasi, yaitu komponen
input,komponen model, komponen output sekarang bertambah satu komponen lagi
yaitu basis data. Pertanyaannya sekarang adalah apakah ke – 4 komponen itu
telah cukup membentuk suatu sistem informasi untuk mencapai tujuannya? Untuk
menjawab pertanyaan tersebut, maka perlu diuji apakah tujuan dari sistem
informasi yaitu menghasilkan yang berguna dapat dicapai? Informasi yang relevan
dapat dicapai dengan komponen model. Informasi yang tepat waktu dapat dicapai
dengan komponen teknologi. Komponen teknologi sistem computer mempercepat
proses pengolahan data dan komponen teknologi komunikasi mempercepat proses
tranmisi data, sehingga membuat informasi dapat disajikan tepat waktunya.
2. Informasi
yang akurat dapat dicapai dengan komponen control. Komponen control atau
pengendalian akan menjaga sistem informasi dari kesalahan – kesalahan yang
disengaja atau tidak disengaja. Komponen control membuat sistem informasi
menghasilkan informasi yang akurat. Dengan demikian, sistem informasi mempunyai
6 buah komponen yaitu:
- Komponen input (masukan),
- Komponen model,
- Komponen output (Keluaran),
- Komponen teknologi,
- Komponen basis data,
- Komponen control (pengendalian).
Ke – 6
komponen tersebut, harus ada bersama – sama dalam membentuk satu kesatuan. Jika
satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak akan
dapat melakukan fungsinya melakukan pengolahan data dan tidak dapat mencapai
tujuannya yaitu menghasilkan informasi yang relevan tepat waktu dan akurat.
Komponen – komponen dari sistem ini dapat digambarkan sebagai berikut.

Komponen – komponen dari sistem ini dapat digambarkan sebagai berikut.

- Penjelasan:
- Komponen input.
Komponen input
merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi, komponen ini perlu ada karena
merupakan dasar pengolahan data informasi. sistem informasi tidak akan dapat
menghasilkan informasi jika tidak ada komponen input. Jika sistem informasi
tidak pernah mendapatkan input, tetapi dapat menghasilkan output, ini merupakan
suatu yang ajaib. Input yang masuk ke dalam sistem informasi dapat langsung
diolah menjadi informasi, jika belum dibutuhkan sekarang, dapat disimpan
terlebih dahulu di storage berupa basis data. Input dari sistem informasi,
berupa data yang akan diolah oleh sistem ini. Data dari sistem informasi dapat
berasal dari luar organisasi, misalnya data saham dari pasar modal atau dari
dalam organisasi, misalnya data penjualan. Data dari dalam organisasi yang
merupakan input sistem informasi, sebenarnya adalah output dari bagian lain di
organisasi. Misalnya data penjualan, sebenarnya merupakan output dari transaksi
penjualan di departemen penjualan.
Data untuk sistem informasi perlu ditangkap dan dicatat dalam dokumen dasar. Dokumen dasar, merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap data yang terjadi. Dokumen dasar sangat penting di dalam arus sistem informasi . dokumen dasar ini dapat membantu di dalam penanganan arus data sistem informasi yaitu :
- Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap.
- Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat.
- Dapat mendorong lengkapnya data akuntansi, disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu persatu didalam dokumen dasarnya.
- Bertindak sebagai pendistribusi data, karena sejumlah tembusan dari formulir – formulir tersebut dapat diberikan kepada individu – individu atau departemen – departemen yang membutuhkannya.
- Dokumen dasar dapat membantu di dalam pembuktian terjadinya suatu transaksi yang sah, sehingga sangat berguna untuk pelacakkan pemeriksaan (audit).
- Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung dari file – file data di computer.
Proses
selanjutnya, setelah data tercatat di dokumen dasar adalah memasukkan data
tersebut ke dalam sistem informasi. Proses menangkap data dan memasukkannya ke
dalam sistem informasi dapat digambarkan sebagai berikut.
Beberapa aplikasi yang online tidak
membutuhkan dokumen dasar untuk menangkap data. Data yang ada langsung
dimasukkan ke dalam sistem informasi. Contohnya adalah aplikasi yang menggunakan
data berupa suara, yang langsung dimasukkan ke dalam sistem informasi oleh
pemakai sistem atau lewat operator dan operator langsung memasukkannya ke dalam
sistem informasi.
- Komponen Output.
Produk dari sistem informasi adalah
output, berupa informasi yang berguna bagi para pemakainya. Output merupakan
komponen yang harus ada di sistem informasi. sistem informasi yang tidak pernah
menghasilkan output, tetapi selalu menerima input, dikatakan bahwa input yang
diterima masuk ke dalam lubang yang dalam. Output dari sistem informasi dibuat
dengan menggunaklan data yang ada di basis data dan diproses menggunakan model
tertentu.
- Komponen Basis Data.
Basis data (Dtaa Base), adalah
kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan
di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasi.
Dari definisi tesebut, terdapat 3 hal yang berhubungan dengan basis data, yaitu
sebagai berikut :
- Alat.
- Data itu sendiri yang diorganisasikan dalam bentuk basis data.
- Simpanan permanen atau storage untuk menyimpan basis data tersebut. Simpanan ini merupakan bagian dari teknologi perangkat keras yang digunakan di sistem informasi. Simpanan permanen yang umumnya berupa hardisk.
- Perangkat lunak untuk memanipulasi basis datanya. Perangkat lunak ini dapat dibuat sendiri dengan menggunakan bahasa pemrograman komputer atau dibeli dalam bentuk suatu paket. Banyak paket perangkat lunak yang disediakan untuk memanipulasi basis data. Paket perangkat lunak ini disebut DBMS (Data Base Management sistems).
Contoh DBMS yang terkenal
misalnya adalah : dBase, Fox Base, Microsoft Access, dan lain – lain.
DBMS yang popular untuk mengolah basis data saat ini adalah RDBMS (Relational Data Base management sistems) menggambarkan suatu file basis data, misalnya dalam suatu tabel yaitu bagian kolom menggambarkan field dari data dan bagian baris menunjukkan record dari data.
- Komponen Model.
Informasi yang dihasilkan oleh
sistem informasi, berasal dari data yang diambil dari basis data, yang diolah
lewat model – model tertentu. Model – model yang digunakan di sistem informasi
dapat berupa model logika yang menunjukkan suatu proses perbandingan logika
atau model matematika yang menunjukkan proses perhitungan matematika. Ada 2
macam model yang dapat digunakan untuk menghasilkan laporan.
- Model pertama, model logika untuk menyeleksi barang mana yang harus dipesan kembali. Barang yang harus dipesan kembali adalah unit sisanya sudah lebih kecil atau sama dengan titik pemesanan kembali (record point). Model ini nantinya akan deprogramkan dan muncul di algoritma program mencetak laporan.
- Model kedua, yang harus digunakan adalah model matematika untuk menghitung unit yang harus dipesan, misalnya adalah barang arloji atau baju dengan kode yang harus dipesan kembali sebanyak 7 unit.
- Komponen Teknologi.
Teknologi merupakan komponen yang penting di sistem informasi. Tanpa adanya teknologi yang mendukung, maka sistem informasi tidak dapat menghasilkan informasi yang tepat. Komponen teknologi mempercepat sistem informasi dalam pengolahan datanya. Komponen teknologi dapat dikelompokkan ke dalam 2 macam kategori, yaitu teknologi sistem komputer (berupa perangkat keras dan perangkat lunak) dan teknologi sistem komunikasi.
- Komponen Control.
Komponen control juga merupakan komponen yang penting dan harus ada di sistem informasi. Komponen control ini, digunakan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi, merupakan informasi yang akurat. sistem pengendalian atau control dalam sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai :
- Sistem pengendalian secara umum.
- Sistem pengendalian aplikasi.
Pengendalian
secara umum dapat terdiri dari pengendalian – pengendalian sebagai
berikut :
- Pengendalian organisasi,
- Pengendalian dokumentasi,
- Pengendalian perangkat keras,
- Pengendalian keamanan fisik,
- Pengendalian keamanan data,
- Pengendalian komunikasi.
Sedangkan
pengendalian aplikasi dapat diklasifikasikan sebagai :
- Pengendalian masukan (input control),
- Pengendalian proses (processing control),
- Pengendalian keluaran (output control).
Pengendalian
aplikasi umumnya merupakan pengendalian yang sudah di programkan di perangkat
lunaknya. Pengendalian aplikasi diantaranya adalah control digit check,
reasonable check, matching chech, batch control check, dan lain – lain.


- Klasifikasi Sistem
Suatu sistem dapat diklasifikasikan sistem abstrak lawan sistem fisik, sistem alamiah lawan sistem buatan manusia, sistem pasti lawan sistem probabilistik, dan sistem tertutup lawan sistem terbuka. Sistem informasi, masuk di dalam klasifikasi sistem fisik, sistem buatan manusia, sistem pasti dan sistem terbuka. Sebagai sistem fisik, sistem informasi mempunyai komponen – komponen fisik. Sebagai sistem buatan manusia, karena dirancang dan dibuat oleh analisis atau pemakai sistem sebagai sistem pasti, maka hasil dari sistem ini berupa informasi yang merupakan hasil yang sudah dirancang dan sudah ditentukan sesuai dengan pemakainya. Sebagai sistem yang terbuka, sistem ini berhubungan dengan lingkungan luarnya. Lingkungan luar sistem informasi dapat berupa sesuatu di luar sistem informasi ini, tetapi masih dilingkungan perusahaannya atau sesuatu diluar lingkungan perusahaannya.
- Karakteristik Sistem.
Suatu sistem mempunyai karakteristik. Karakteristik sistem tersebut adalah :
- Suatu sistem mempunyai komponen – komponen sistem atau subsistem – sub sistem.
- Suatu sistem mempunyai batas sistem,
- Suatu sistem mempunyai penghubung/interpiece,
- Suatu sistem mempunyai lingkungan luar,
- Suatu sistem mempunyai tujuan.
- Sistem Sosio Teknologi.
Sistem informasi merupakan subsistem dari sistem organisasi sebagai suatu sistem, organisasi mempunyai beberapa komponen atau subsistem yaitu informasi, struktur organisasi, culture, tugas – tugas, dan manusia. Yang dapat digambarkan sebagai berikut.

Komponen
– koomponen lainnya dari organisasi, selain komponen sistem informasi adalah
komponen social dan komponen sistem informasi teknologi. Oleh karena itu,
organisasi juga disebut sistem sosio teknologi. Salah satu komponen organisasi
adalah manusia. Manusia adalah komponen dari organisasi, bukan komponen dari
sistem informasi. Di dalam organisasi, manusia berinteraksi dengan sistem
informasi yaitu manusia mengoperasikan sistem informasi dan menggunakan
informasi yang dihasilkan. Dengan demikian manusia adalah subyek dan sistem
informasi adalah obyek, yang digunakan oleh subyek. Dalam pengembangan sistem
informasi, yang harus dikembangkan oleh komponen – komponen dari sistem
informasinya. Setelah sistem informasi selesai dikembangkan, sistem informasi
ini mulai diterapkan di organisasi menjadi komponen atau subsistem dari
organisasi. Mulai saat itu, sistem informasi berinteraksi dengan manusia yang
merupakan komponen lain di dalam organisasi. Manusia dilatih untuk
mengoperasikan dan menggunakan sistem informasi ini.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar